Automatiser les processus RH
Un acteur du CAC40, nous a lancé le défi audacieux de simplifier, harmoniser et automatiser leurs processus RH. L'entité RH du Groupe est composée de plusieurs sous-équipes, dont une dédiée au recrutement et à la gestion des jeunes talents qui assure un suivi régulier de son vivier de forces vives, afin d’anticiper leurs besoins et les accompagner dans leur parcours professionnel.
Les enjeux sont multiples : gagner en efficacité, réduire les erreurs, améliorer la communication entre les acteurs, garantir un suivi optimal des collaborateurs et faciliter la prise de décisions stratégiques. L'un des principaux défis réside dans la gestion de ses jeunes talents, qui représentent une part importante des effectifs et une source d'innovation pour le Groupe.
Le défi
Le service RH avait du mal à obtenir une traçabilité sur les parcours de ces jeunes talents, à comprendre leurs souhaits et motivations, et à recueillir des informations sur les raisons pour lesquelles ils quittaient ou souhaitaient rester dans l'entreprise. La communication entre les différents acteurs était souvent fragmentée et les processus de suivi et de décision étaient longs et complexes.
Notre solution
Face aux défis rencontrés par l'équipe RH pour assurer un suivi efficace et personnalisé, il devient nécessaire de mettre en place une solution innovante et adaptée à ces enjeux. Cette partie aborde la mise en place d’un Sharepoint, un outil de gestion de Microsoft, qui permettra non seulement de centraliser les informations et de faciliter la communication entre les différents acteurs, mais également d'optimiser les processus RH et d'offrir un suivi en temps réel des alternants, VIE et stagiaires.
Les features
Le SharePoint mis en place permet d'ajouter les profils manuellement ou en masse, et de renseigner des informations sur leur profil (contrat, poste, programme, dates de début et fin de contrat). Il facilite ainsi la centralisation des informations et permet une meilleure communication horizontale entre eux, les managers et les RH.
Le manager a accès à un tableau de bord avec la liste de ses collaborateurs (stagiaires, VIE, alternants), et les différentes équipes RH ont accès à des tableaux de bord correspondant à leurs entités.
Par exemple, avant la fin du contrat, un questionnaire est envoyé automatiquement aux stagiaires et à leur manager pour recueillir des informations sur le déroulement de la mission et les perspectives d'avenir. Cela permet de gagner du temps, d'éviter les oublis et d'assurer un suivi régulier et homogène. Un processus d’automatisation des mails permet également d'envoyer un e-mail en fonction de l’action du destinataire : s’il l’a ouvert et répondu, s’il a ouvert mais il n’y a pas répondu, il ne l’a pas ouvert du tout… pour encore moins de mails à envoyer manuellement et donc, plus de temps gagné !
Les résultats
Amélioration de la communication : les échanges sont facilités entre les différents acteurs (RH, managers, stagiaires, VIE, alternants) et permettent une transmission fluide des informations.
Optimisation de la gestion des ressources humaines : en centralisant les données et en automatisant les processus, l’outil contribue à une gestion plus efficace et cohérente.
Suivi facilité : le Sharepoint offre un suivi en temps réel des contrats, des échéances et des retours d'expérience, permettant une meilleure réactivité et un accompagnement adapté.
Prise de décisions éclairées : grâce à la traçabilité des actions et à la centralisation des informations, les décisions prises concernant les stagiaires, VIE et alternants sont fondées sur des données fiables et actualisées.
Gain de temps : l'automatisation des processus et la simplification des tâches administratives libèrent du temps pour les équipes RH, qui peuvent se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée.
Développement des talents : l'outil facilite l'identification des besoins en formation et en accompagnement, permettant aux jeunes professionnels de se développer et de s'épanouir au sein de l'entreprise et le cas échéant, d’obtenir un suivi personnalisé pour poursuivre leurs ambitions et leurs souhaits.
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